Formation : Conduire ses réunions à distance en utilisant les outils collaboratifs : conception et animation
Référence : MGT-DIST-REU | | Mise à jour : 04/2024
À l'issue de cette formation :
- Vous maîtrisez toutes les techniques pour concevoir et animer des réunions à distance efficaces
- Vous vous êtes entraîné avec le format présentiel, distanciel, hybride à animer des réunions
Formation : Conduire ses réunions à distance en utilisant les outils collaboratifs : conception et animation
Référence : MGT-DIST-REU
À l'issue de cette formation :
- Vous maîtrisez toutes les techniques pour concevoir et animer des réunions à distance efficaces
- Vous vous êtes entraîné avec le format présentiel, distanciel, hybride à animer des réunions
Les différences entre réunion présentielle et réunion distancielle
- Les freins d’ordre technique pour les participants.
- La nécessité de tenir l’attention des participants pour éviter la dispersion (mails, sms…)
- Le dosage entre apport animateur et échanges entre participants.
- Les méthodes d’animation spécifiques au distanciel pour organiser la participation.
- La posture de l’animateur en réunion à distance ou hybride
- Comment favoriser l’établissement d’une vraie dynamique de groupe favorable à l’efficacité d’une réunion
Séquencer et scénariser la démarche d’une réunion
- Calibrer la durée de la formation à distance grâce au TOPPP (Thématique, Objectif, Public, Programmation, Plan)
- Définir le nombre de participants minimum et maximum
- Identifier les séquences de réunion participative et/ou descendante
- Identifier les ressources nécessaires, formaliser les activités de type brainstorming ou d’ateliers
- Organiser le plan général de la réunion et rythmer son timing
- Formaliser la scénarisation d’une réunion ou d’une présentation
Avant le démarrage de la réunion distancielle
- Organiser son espace physique
- Organiser son espace virtuel
Accueillir les participants
- Comment faire patienter les premiers arrivés
- Comment rassurer sur les aspects techniques
- Comment gérer les retardataires
- Les premières diapositives pour faciliter l’accès
Animer les séquences de réunion scénarisées
- Quelles consignes donner aux participants pour les tenir en attention, susciter l’envie et la curiosité.
- Le rôle de l’animateur, comment répartir la parole.
- Les astuces pour faciliter la participation.
- L’utilisation du chat pour organiser les échanges.
- Gérer les situations d’animation difficiles spécifiques aux réunions dictancielles
- La formation a lieu dans une salle équipée d’un paper board, tableau blanc et vidéo-projecteur ou bien la formation se déroule à distance dans une salle virtuelle. Une convocation est transmise 3 jours avant la formation avec les éléments de connexion : assurez-vous d'avoir une bonne connexion internet, le logiciel installé, caméra, micro et son sur votre poste.
- Alternance de théorie (50%), démonstrations (10%) et exercices pratiques (40%)
- Les supports sont disponibles dans l’espace stagiaire sur notre site web
- Une assistance technique et pédagogique est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 18h (formateur@slti.fr 01 40 82 77 94)
- Formation dans nos locaux effectifs : 8 personnes maximum
- Savoir susciter l'interaction entre les participants
- Utiliser les outils de communication numériques
- Construire une réunion présentielle et distancielle
- Savoir utiliser klaxoon et les autres outils de communication
Maîtriser les fondamentaux de la conception et de l’animation de réunions, être à l’aise pour formaliser une réunion en présentiel, à transformer en réunion à distance
La formation est ponctuée d’exercices permettant la validation des acquis par le formateur.
Cette évaluation permettra la réalisation d’une attestation de formation.
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